La gestión de una Pyme (Pequeña y Mediana Empresa) con planillas de cálculo es una tarea complicada, limitada, y riesgosa. A medida que las empresas crecen, el volumen de información, datos, y complejidad de los procesos comerciales, aumentan exponencialmente, lo que hace que la utilización de múltiples planillas de cálculo, se vuelva ineficiente, impactando en el desarrollo de tu empresa.

A continuación, presentamos algunas de las limitaciones y problemas más comunes que surgen al gestionar una empresa con planillas de cálculo:

• Falta de integración y consistencia de datos: Las planillas de cálculo no están diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos, lo que dificulta la integración de la información de diferentes áreas de la empresa. Además, debido a la multiplicidad de planillas no es factible cruzar la información, consistenciando su integridad.

• Posibilidad de errores silenciosos: El error silencioso es el peor de todos, en función de que las fórmulas son desarrolladas por los usuarios, pueden generarse errores de cálculo, que solo cruzando información , como saldos de clientes, proveedores y caja pueden tener visibilidad.

• Falta de seguridad y protección de datos: Las planillas de cálculo no ofrecen niveles adecuados de seguridad para los datos de la empresa. No hay posibilidad de asignar roles o perfiles escalables a los usuarios.

• Dificultad para analizar y visualizar los datos: Las planillas de cálculo pueden ser útiles para realizar cálculos y análisis simples, pero cuando se trata de analizar grandes volúmenes de datos, y especialmente a través de los años, es una tarea que se vuelve más complicada.

• Limitaciones en la sincronización de los datos: Gestionar los procesos comerciales exclusivamente con planillas de Excel limita la sincronización de los procesos, por ejemplo, al generar una factura de ventas, como se actualiza la cuenta corriente, el stock, los impuestos, y la contabilidad, como algo básico de cualquier empresa.

Por estas razones, es importante considerar la implementación de un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Un sistema ERP centraliza todos los datos de la empresa en una base de datos única y ofrece una interfaz intuitiva para administrarlos. Algunos de los beneficios de implementar un ERP son los siguientes:

• Integración y coherencia de datos: El ERP integra todos los datos de la empresa en una única base de datos, lo que garantiza la coherencia y precisión de la información de todos los procesos comerciales.

• Seguridad y protección de datos: El ERP ofrece niveles adecuados de seguridad y protección de datos para garantizar la privacidad y confidencialidad de la información de la empresa. A nivel de usuarios o grupos de usuarios se le puede asignar roles según las competencias de los colaboradores.

• Analítica y visualización de datos: El ERP permite analizar grandes volúmenes de datos y visualizarlos de manera clara y precisa. Esto ayuda a la toma de decisiones informada y rápida. En un click se pueden obtener estadísticas de ventas, compras, comparativas anuales, etc.

• Acceso a la información en tiempo real: El ERP permite el acceso simultáneo a la información de la empresa por parte de los usuarios en tiempo real, especialmente en los sistemas en la nube (Cloud).

• Ordena tus procesos: Al implementar un ERP en algunos casos te compromete a seguir cierto flujo de procesos, obligándote a ordenarte e implementar métodos de trabajo esquematizados.

En resumen, si bien las planillas de cálculo pueden ser útiles para tareas simples, o complementarias, y a medida que la empresa crece, se vuelve cada vez más importante contar con un sistema centralizado y seguro como un ERP.

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